仕事

仕事の優先順位はつけるだけ無駄 さっさとやった方が良い

仕事が多くて優先順位付けてるけど、なかなか落ち着かないなあ・・・

もっと効率的に仕事を終わらせていきたいんだが良い方法は無いかなあ・・・

 

そんな疑問、悩みにお答えします。

 

私もしょっちゅう上司とか先輩から、仕事の優先順位をつけてどうのこうの言われました。

 

効率良く仕事を終わらせるにはどうしたら良いのかを解説していきます。

 

逆転の発想的な感じもあるかもしれませんので、え??と思うかもしれませんが、最後までお読み頂けると嬉しいです。

 

 

仕事の優先順位を付ける事自体が無駄

いきなり逆張りの発想で、かつ、結論からですが、仕事は優先順位とか緊急度をつけること自体が無駄です。

優先順位・緊急度が高いのはソッコーでわかる

そもそも、仕事で最優先なものや、緊急なものは、順位づけとか整理とかしなくても、依頼された状況とか言い方などで分かりますよね。

 

また、依頼されたものではなくても、あなたが主導の仕事でも、分かりますよね。

 

そのような、優先度・緊急度高の仕事は、他の仕事ほっぽらかしてでもやりますよね。

 

これは優先度高くて~これは低くて~とか言っている間に手を動かして言った方が早く終わります。

 

 

優先順位をつけたりする整理の時間が無駄

仕事の優先順位を整理してる時間そのものが無駄です。

 

これはどうかなーあれはどうかなーとかやってる間にサクサク終えられる仕事とか、簡単なものを次々とこなしていったほうがよいです。

 

何があったかなーとか考えても書き出して整理してとかよく聞きますが、それだけで10分とか15分とか経ってしまいますよね。それだけ無駄です。

 

また、小さな仕事であっても、「1つ終わる」「1つ仕事が減る」と言うだけで、心理的にすごく楽になるんですよね。

 

逆に言えば、1つでも減らないと、仕事している感が無いため、何だかいつまでたっても仕事が減らなくてツライ・・・みたいな心理になります。

 

すぐやらないといけないものとかは、考えなくてもわかるものなので、整理して優先順位つけているヒマがあれば、手を動かして仕事を進めましょう。

 

 

優先順位を整理している間に仕事が増える

これも、そもそも論かもしれませんが、優先順位を整理してる間に新しい仕事が降ってきたり、緊急なのが来たりします。

 

となると、それこそ、整理してる時間が無駄ですよね。

 

もっといえば意味がないものになります。

 

例えば、新しい仕事で、それが緊急な仕事が来たらそれに真っ先に取り掛かりますよね。

 

そして、ひと段落ついたらまた整理しなおすとか仕事の順位組み直すとかが必要になります。

 

それだけで時間消費してしまいますし、ひとつも仕事が進まないということになります。

 

本末転倒もいいところです。

 

どうすべきかなと考えている間に仕事が増えていくという感じになるので、一向に仕事が片付きませんから、無駄に終わります。

 

 

優先順位は関わる人と部署で考える

優先順位をつけるのは無駄だと言いましたが、とは言え、片っ端からあれこれやっていくとごちゃごちゃになるので、私が日々実践しているコツ的な事をお伝えします。

 

ポイントは、関わる人と部署が多い仕事から手を付けることです。それ以外の条件は一切ナシにすれば、これからやらないと、と言うのがすぐに見えてきます。

 

関わる人と部署が多い=完了までに時間がかかる

いろんな人や部署の確認・チェック、根回しが必要な仕事は早めに着手したほうがいいです。

 

仕事の完了にかかる時間は、部署と人多さにほぼ比例します。

 

つまり、めちゃめちゃ簡単な仕事でも、部署と人が多く関わるなら時間がかかると言うわけです。

 

納期が先であっても多くの部署が関係してくるならば、それは早めにやったほうがよいということです。

 

整理とか考えたりは上記の通り無駄なので、単純に関係する人と部署の数で考えればよいです。

 

 

関わる人と部署が多い=手戻りがある

関わる人と部署が多いと、上記の通り時間がかかりますが、それと同時に手戻り、つまりやり直しが発生する可能性が高まります。

 

つまり、なかなか仕事が完了しないということです。

 

人や部署によって、いろんな見方、考え方があるので、やり直しや質問が来ることがあり、それへの対応をしているとなかなか仕事がおわりません。

 

ただ、そのやり直しなどは、いわば不可抗力なので、何とも防ぎようが無いことが多いです。

 

なので、手戻りを踏まえて仕事を進めることが大切です。時間に余裕を持つことですね。

 

何も考えずとりあえず仕事着手でもOK!

何なら、極論かもしれませんが、関わる人と部署とかも考えずに、とりあえず見えている仕事に着手する、という事でもOKです。

 

最初はちょっといろんな仕事が並行して走って大変ですが、そのうち慣れてくる場合もあります。

 

あれこれやっている間に、1つ仕事終わらせた方が精神的に楽ですからね。

 

私は、前に述べた、関わる人と部署+この取り合えず着手のハイブリッドで仕事しています。

 

考えなくてもサクサク終わる仕事はとにかく勢いのままにこなし、関わる人と部署が多いなと数秒で判断して、先にやるか少し後にやるかを考える感じです。

 

「あ、ちょっと時間かかるな」と思ったらもうそれ以上考えません。「いや、でもそんなにかからないかも・・・」となると結局どっちなんだよって、自分の中で無駄な時間を消費してしまいますからね。

 

なので、極論かもしれませんが、優先順位なんてテキトーで直感でフィーリングでOKで、何ならナシでもそんな問題ではないという事です。

 

 

まとめ:優先順位付けは無駄。関わる人と部署の順に仕事を着手。

まとめますと、仕事の優先順位はつけるだけその時間が無駄です。

 

優先順位つけたり整理しているならば、その時間でできることを何でもいいからこなした方がよいです。

 

そして、出来ることから、と言うのは、関わる人と部署が多い順から着手していきましょう。

 

仕事は次々に来るので、優先順位つけててもキリがありません。

 

また、急に重要な仕事や短納期の仕事がきたりしたら、その仕事を最優先で対応しなければなりませんから、優先順位を組んでいても破綻し、また組み直しになります。

 

その為、優先順位に近いかもしれませんが、仕事が終わるまでに多くの人と部署が絡む仕事を優先してやるというスタンスが良いです。

 

関わる人と部署の多さは仕事の完了までにかかる時間に比例するからです。

 

さらに、極論ですが、もはや何も優先順位とか無視して、次々仕事をこなしていくスタイルもOKでしょう。

 

最初は混乱するかもですが、徐々に慣れてきます。

 

優先順位をつけるために時間を消費していては、全く無駄で本質から大きくズレているので、注意しましょう。

 

仕事は結果を出してナンボです。優先順位通りに終わらせることではありません。

 

ご注意を。