このような疑問について、回答いたします。
退職の際、あなたの仕事をしっかりと後任に対等してもらうために業務の引継ぎがあります。
が、引継ぎはとてもめんどくさいですし、もう辞めるし後の事などどうでもいいという心理も、ぶっちゃけあると思います。
とは言え、適当にやっていいものか、やらずにバックれても良いのか等は誰も教えてくれません。
なので経験者の私が解説いたします。
この記事を読めば、退職に際しての引継ぎがめんどくさいなと思っているあなたに、どう対応すべきか、実際どうなのかと言うところが分刈るようになります。
では行きましょう。
退職の際の引継ぎめんどくさい[きっちりやるべき]
正直めんどくさいのはみんな同じ
退職の際の引継ぎがめんどくさいなあと思うのは、あなたに限らずみんな同じです。
なので、おかしなことではありません。
あなたがいなくても全て他の人が出来るように、状況、進め方、懸念点等をしっかりと洗い出しておくとなると、誰でもめんどくさいと感じますし、実際めんどくさいです。
ちゃんと上司へ報告しているものから、中にはあえて報告していないものもあったりすると思います。
さらに、細かい仕事についても洗い出して整理しておく等が必要です。
引継ぎ資料の作成だけでも相当時間がかかりますね。
私も退職の際の引継ぎは、相当時間がかかりました。
部署異動であれば、何かあれば気軽に聞いてと言えるので、ある程度手抜きの引き継ぎでもOKです。
が、退職となると、いなくなって連絡もつかないので、隅々までの引継ぎが必要です。
めんどくさいって思うのは、いたって当たり前と言う理解でOKです。
責任もってしっかりやるべき任務
退職の際の引継ぎは、めんどくさいですが、責任持ってやるべき仕事です。
引継ぎは、恐らくあなたの会社の規定にも書かれています。私の会社でも、退職に関連する項目に、引継ぎを行う事、と明記されています。
どの程度や、どのくらい細かくやるように、とは書いてないけど、規定にて書いているからやらなければならないミッションです。
あなたが退職しようとしている会社と結んでいる雇用契約は、そうした規定を守る事を合意事項のひとつとしているので、最悪の場合は職務放棄と判断され、懲戒扱いになってしまう可能性もあります。
「引継ぎやらないくらいで、そんな事は起こらないよ」
と軽く考えてしまうと痛い目にあうので、契約には必ず従うべきです。
いくら文句言っても、契約を前面に出されたら、何も言い返せません。
ちょっと話が脱線したのでもとに元に戻しますが、引継ぎしないことが原因で懲戒解雇になってしまったら、キャリアに大きく傷がつくし、退職金をもらえないことになります。
懲戒解雇はきちんと職務経歴書に書かないと、経歴詐称にもなりますから、人生の汚点ですになりかねません。
そんな風になりたくないですよね。
会社が本気を出すと怖いので、引継ぎは契約で決められた事、定められたことで、あなたはそれに合意しているのですから、責任もってやりましょう。
有給消化とかあなたにプラスになりやすい
退職の際の引継ぎは、やるべきこと、雇用契約でも決められたものですが、しっかりやっておけば有給消化をしやすくなるなどメリットもあります。
人間はどうしても、一生懸命やる人に対してひいき目にする傾向があります。あなたも、部下や同僚が一生懸命助けてくれたら、お返ししようとする心理が働きますよね。
それと同じで、しっかりとした引継ぎ資料を作るとか、細かい内容までしっかり引き継ぐよう打ち合わせをするなど、何でも良いです。
そうすることで、当たり前とは言え有給全消化につながるとか、ボーナスももらえるような配慮を上司がしてくれるとか、プラスになることが出てきます。
決められた事ですが、しっかりやる事で、必ずあなたに良いリターンが戻ってきますから、一生懸命に責任もって引き継ぎしましょう。
退職の際の引継ぎがめんどくさいのを楽に済ませる方法
社内のシステムをフル活用
あなたの会社にも、営業関連のシステムやITツールがたくさん存在すると思います。
例えば以下です。
営業日報、案件管理、顧客データベース：Salesforceなど
名刺管理：SanSanなど
これらをうまく活用し、「これを見ておいてください」と言う風にすれば資料作成の手間を省けます。
営業日報とか案件管理（案件状況）って、ひとつひとつ資料にしていくのはとても大変ですし、言ってみれば過去に一度日報入れたものをまた引っ張り出して整理してまとめて・・・なので二度手間です。
Salesforceなどのシステムがあれば、案件や担当者の情報だけ引き継げば、あとはSalesforceを見ておいてください、で済みます。
過去の案件の動きや顧客とどういう話をしたがなどが記録されているはずです。
名刺情報についても例えばメールアドレスや電話番号、所属部署などは、担当者の名前だけ引き継げば、SanSan等の名刺管理データベースを見てください、で終わりです。
色々なシステムあると思いますが、うまく活用して引き継ぎを楽にしましょう。
重要なポイントにフォーカス
顧客のキーマンや、重要なプロジェクトなどにフォーカスしてい引き継ぐ事で、楽になります。
あれもこれもと、重要度や優先度をつけずに全部引き継ぐとなると、引継ぎ対象の件数、人物等の集約と整理がとても大変で、疲弊しますし、そもそも無理です。
なので、あなたが思う重要な人物や案件に絞るのみです。
言い方は良くないですがそれ以外は引継ぎモレがあったり、何なら引継ぎしなくても全く問題無いし、影響も無いに等しいです。
実際私も引継ぎのときは、大規模プロジェクトであってもキーマンやプロジェクトリーダーのように、いわゆる肝となる人をメインに引き継ぎをしました。
それで十分ですし、仕事としては問題無く回るのです。
重要な人、プロジェクトとそうではないものを、あなたの基準で全く問題無いですから、明確にして、絞り込んで引き継ぐことで楽に済ませられます。
メールで一斉に通知
主にあなたが担当していた顧客への通知ですが、一斉にメールで通知する感じで、楽に済ませられます。
コンタクトしたことある人全員のメールアドレス調べて・・・というのも無理なので、前にお伝えした重要な人を除き、連絡は入れておいた方が良いだろうという人は、メールで一斉通知でOKです。
後任は〇〇です、と言うことで連絡先載せておけばそれで引継ぎ完了です。
全員に挨拶周りなんて半年くらいあっても足りないですから、例えば見積やり取りするだけの担当者や、既存契約の窓口の担当者等はメールで全然問題無いです。
BCCで送信すればアドレス他の人に知られる事もありませんので、メールを活用しましょう。
ToやCCに宛先を入れてしまうと、A社の人がB社の人のメールアドレスを知れてしまうという可能性があります。
最悪の場合、これが情報セキュリティの観点からNGとなり顧客からクレームになる可能性もあります。注意です。
完璧は不可能なので多少手抜きを
色々と引継ぎを楽に済ませる方法を書いてきましたが、最後はマインド的なことで、完璧に引き継ぐのは不可能なので、ある程度手抜きしないと収拾つかなくなります。
なので、手抜きしましょう。
ハッキリ言って、どんな引継ぎをやっても、抜け漏れはあります。しかし仕事が滞ったり、問題が発生したりと言う事は、ありません。
正確に言えば、問題は発生するかもしれませんが、大したことでは無く、すぐに収束できるような問題にとどまります。
よって、仕事は問題無くまわりますので、安心してください。
何をどう手抜きするかは、あなたのさじ加減でOKです。担当している仕事に一番詳しいのはあなたですから、あなたの判断基準で問題ありません。
有給消化を使って引継ぎ後フォロー
裏技と言うか、合わせ技というかですが、有給全消化をフル活用して引継ぎ後フォローが出来るようにする、というテクもあります。
前述の通り、引継ぎは絶対モレあるし間違いがあるので、引継ぎ後も、出来ればあなたに何か聞ける状態がある方が良いです。
しかし辞めるとなるとそういう訳にも行きませんから、そのため、有給全消化をうまく使う作戦があります。
有給全消化すれば、少なくとも数日、長ければ数十日は会社に在籍していることになります。
その間、何かあれば連絡くださいということにしておくのです。
当然有給休暇中ですから、タイムリーな返信は不要ですし、それは出来ませんと事前に言っておけばOKです。
四六時中連絡が来ることはありませんから、たまにかかって来る電話に対応するくらいで済みます。
会社貸与の携帯とかパソコン持っているはずなので何かしら対応できますよね。
有給休暇と言う事で休みではありますが、こうした引継ぎフォロー期間を設ける事で、後任も安心できますし、あなたの有給全消化が出来るという双方にとってメリットがあります。
まとめ
まとめますと、退職の際の引継ぎがめんどくさいのはみんな同じです。あなただけではありません。
ただ、引継ぎは、恐らくあなたの会社でも規定されている、やるべき業務のひとつなので、適当にやったり、全くやらずにバックレるのはやめた方が良いです。
最悪、懲戒解雇になる可能性があります。
引継ぎはしっかりやりましょう。
ただ、どう頑張っても抜け漏れはありますし、ミスもありますから、優先順位の高いものに絞るなど、合理的な手抜きは重要です。
隅から隅まで引き継げませんから、あなた自身で線引きして、ここまでは引き継ぐ、それ以外はメールのみ、と言う風にしましょう。
退職の際の引継ぎはめんどくさいです。でも、実施すべきものとして決められてます。
その点を念頭に置いて、適度に手抜きして楽にしましょう。
今回は以上となります。
最後までお読みいただきありがとうございました。
